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Helvetas Swiss Intercooperation recrute

Assistant Administratif et Financier

Principales Missions et Responsabilité
RH
Gestion des dossiers du personnel : Collecte, organise et maintient à jour les dossiers des employés, y compris les contrats, les évaluations, les formations, etc.
Gestion des congés et des absences : Suivi des demandes de congé, mise à jour des soldes de congés, et communication avec les employés concernant les politiques de congé.
Préparation des timesheets : préparation du fichier mensuel, collecte, vérification et traitement des timesheets des employés, en s’assurant de l’exactitude des informations fournies.
Gestion des missions : Suivi des demandes de missions, terme de référence de chaque mission et les demandes de récupérations.
Suivi du calendrier des entretiens annuels du personnel.
Gestion de la comptabilité
S’assurer de la mise en place des procédures de paiement ainsi que les bonnes pratiques d’enregistrement comptable
Superviser le contrôle des pièces comptables : vérifier la conformité des pièces justificatives et des factures
Vérifier les journaux de banque et caisse incluant la mise en place de contrôles inopinés.
Gestion du bureau
Suivi de la caisse
Rapprochement bancaire et suivi de la trésorerie,
Anticiper les besoins futurs et préparer les demandes de fonds auprès du siège,
Contrôle des achats et des dépenses de fonctionnement,
Préparation des déclarations fiscales et sociales,
Travaux d’archivages et d’inventaire,
Travaux occasionnels de secrétariat suivant les demandes.
Gestion logistique
Assurer et appuyer l’organisation logistique d’évènements spécifiques (ateliers, missions projet, session de formation, missions urgentes, évènements régionaux, etc.)
Contribuer à planifier, organiser et assurer le bon déroulement des missions : déplacements (Billet d’avion, perdiems, location véhicule…), préparation dossier des participants, gestion des dossiers prestataires (hôtel, repas, autre service, etc.).
*Appui aux appels d’offres
Appuyer la préparation d’appels d’offres
Assurer la publication, la collecte des offres reçues, appuyer l’évaluation et la préparation des contrats
Assurer le suivi contractuel des partenariats.
Appui Audits et reporting
Appuyer la préparation et accompagner les audits ou les contrôles éventuels
Préparer les exercices budgétaires mensuels et annuels du projet et des partenaires (budget initial, budget révisé et prévisions d’atterrissage).
Contrôle interne
Examen des factures et autres documents comptables pour vérifier leur exactitude et leur conformité
Procéder à la vérification aléatoire des prestataires et participant aux ateliers dans le cadre du projet EJM dans les différents pays.

Compétences Requises
Expérience de gestion RH administrative ;
Connaissance avérée de logiciels comptables ;
Expérience avec bailleurs et reporting financier ;
Capacité à travailler dans un contexte exigeant et multiculturel ;
Forte capacité d’autonomie, d’indépendance d’esprit et d’impartialité ;
Forte capacité de travail, de rigueur et d’organisation ;
Parfaite maîtrise des outils bureautiques et notamment Excel ;
Qualités relationnelles, de travail en équipe ;
Excellentes capacités d’analyse et de rédaction de rapports.

Profil
Formation supérieure en comptabilité, gestion administrative et financière avec 3 années minimum d’expérience sur des postes équivalents
Attitudes et Habilites Personnelles
Rigoureux.se et organisé.e, et vous avez le sens des responsabilités.
Capacité de travailler sous pression en faisant preuve d’autonomie.
Langues exigées obligatoires
*Français : Atouts
*Arabe
*Anglais
Compétence informatique obligatoires
*Maîtrise des produits Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook)
Atouts
*Expérience avec les nouveaux médias de communication (outils/rapports de réseaux sociaux, outils de collaboration en ligne).

Comment postuler
Envoyez votre CV et votre lettre de motivation à cette adresse ›

Ville › Tunis
Entreprise › Helvetas Swiss Intercooperation